Совещания — это неотъемлемая часть работы любой команды или организации. Однако, не всегда они оказываются продуктивными и эффективными. Чтобы сделать совещания полезными и сократить время, затрачиваемое на них, необходимо соответствовать определенным критериям.

Во-первых, совещание должно иметь четкую цель, которую нужно достичь. Это может быть решение конкретной проблемы, обсуждение новых идей или планирование следующих шагов. Если цель не ясна, участники могут тратить время на несущественные дискуссии и разговоры.

Во-вторых, эффективное совещание требует активного участия всех его участников. Каждый должен иметь возможность высказаться и внести свой вклад в обсуждение. Необходимо установить правила общения, чтобы избежать монополизации разговора одним или несколькими участниками.

«Не стоит забывать, что на эффективность совещания оказывает влияние и его продолжительность. Излишне длительные сессии могут снижать эффективность и сосредоточенность участников, поэтому важно оптимизировать время, затрачиваемое на обсуждение»

Для эффективного и продуктивного совещания также необходимо предварительная подготовка. Организаторы должны определить повестку дня и предоставить необходимую информацию заранее, чтобы участники могли подготовиться и быть готовыми к дискуссии. Участники, в свою очередь, должны ознакомиться с предоставленной информацией и подготовить свои вопросы или замечания.

Содержание

  1. Оценка эффективности совещания: 5 критериев успеха и избежание распространенных ошибок
  2. Целевая направленность
  3. Активное участие всех участников
  4. Четкость и структурированность повестки дня
  5. Решение конкретных задач и принятие реальных мер
  6. Оценка результатов и улучшение процесса

Оценка эффективности совещания: 5 критериев успеха и избежание распространенных ошибок

Совещания являются неотъемлемой частью работы в команде и управления проектами. Однако не все совещания оказываются эффективными и продуктивными. Для того чтобы оценить эффективность совещания и избежать распространенных ошибок, следует учитывать следующие критерии успеха:

  1. Цель и повестка дня: Для того чтобы совещание было эффективным, необходимо четко определить его цель и составить подробную повестку дня. Каждый участник должен знать, какой именно результат от него ожидается и какой вклад он может внести.

  2. Структура и временные рамки: Важно определить структуру совещания и установить ясные временные рамки для каждого пункта повестки дня. Это поможет избежать ухода в сторону и убедиться, что все планируемые вопросы будут рассмотрены.

  3. Активное участие участников: Чтобы достичь эффективности совещания, важно, чтобы все участники активно участвовали и вносили свой вклад. Хорошая практика — предоставлять возможность высказаться каждому участнику и учитывать их мнения и предложения.

  4. Результаты и действия: По окончании совещания необходимо пройти важные результаты и действия, которые были приняты. Важно убедиться, что каждый участник понимает свои обязанности и задачи после совещания.

  5. Оценка и улучшение: После завершения совещания важно провести оценку его эффективности и выявить возможные улучшения. Это поможет избегать распространенных ошибок в будущих совещаниях и повышать их эффективность.

Избежать распространенных ошибок на совещаниях также позволяют:

  • Предварительная подготовка и отправка материалов заранее.
  • Определение роли модератора, который будет следить за соблюдением времени и структуры совещания.
  • Использование визуальных средств, таких как презентации или доски, для наглядного представления информации.
  • Участие только тех сотрудников, которые имеют прямое отношение к обсуждаемым вопросам и могут внести конструктивный вклад.
  • Установление четких правил поведения и осуществление модерации для поддержания конструктивной атмосферы.

Оценка эффективности совещания и избежание распространенных ошибок позволяет значительно повысить продуктивность и результативность командной работы, а также сэкономить время каждого участника.

Целевая направленность

Одним из главных критериев оценки эффективности совещания является его целевая направленность. Совещание должно быть направлено на достижение конкретных целей, решение определенных задач.

Важно, чтобы все участники совещания четко понимали его цель и имели ясное представление о том, что ожидается от них в результате встречи. Целевая направленность помогает совещанию быть продуктивным и избегать потери времени на пустые разговоры.

Для того чтобы совещание было целевым, необходимо:

  • Определить цель совещания. Цель должна быть конкретной, измеримой и достижимой. Например, целью может быть принятие решения по определенному вопросу или разработка плана действий.
  • Пригласить только необходимых участников. Не нужно приглашать лишних людей, которые не имеют никакого отношения к обсуждаемым вопросам. Чем меньше участников, тем эффективнее будет совещание.
  • Подготовиться заранее. Все участники совещания должны знать, о чем будет идти речь, чтобы иметь возможность подготовиться и внести свой вклад в обсуждение.
  • Содержать обсуждение в рамках заданной темы. Важно не отклоняться от основной темы и не тратить время на пустые разговоры. При необходимости можно использовать медерацию для контроля хода обсуждения.

Соблюдение целевой направленности поможет сделать совещание более эффективным и результативным.

Активное участие всех участников

Активное участие всех участников совещания является одним из ключевых критериев эффективности данного процесса. Каждый участник должен иметь возможность высказаться, поделиться своим мнением и предложить свои идеи.

Для достижения активного участия всех участников необходимо создать благоприятную атмосферу, где каждый будет чувствовать себя комфортно и уверенно в выражении своих мыслей. Руководитель совещания должен уметь управлять обсуждением и стимулировать активное взаимодействие участников.

Одним из способов стимулирования активного участия участников может быть использование метода «мозгового штурма». Во время совещания можно предложить участникам свободно высказываться, неограниченное время на заявление своего мнения, а также запретить какой-либо критики или анализа предложенных идей в начале процесса.

При оценке эффективности совещания с точки зрения активного участия всех участников можно использовать следующие критерии:

  1. Частота и продолжительность высказываний каждого участника.
  2. Содержание высказываний — насколько они конструктивны и направлены на решение поставленных задач.
  3. Уровень взаимодействия и обсуждения между участниками.
  4. Результаты совещания — наличие конкретных решений или планов действий, определенных в ходе обсуждения.
  5. Обратная связь от участников — оценки и комментарии участников относительно активности, понятности и эффективности совещания.

Избежать распространенных ошибок, связанных с отсутствием активного участия всех участников, можно, распределяя время для высказываний равномерно между всеми участниками совещания. Также следует создать условия для свободного высказывания мнения и идеи каждого участника и открыто принимать критику и комментарии от всех.

Активное участие всех участников совещания является необходимым условием для достижения эффективности данного процесса и принятия качественных решений.

Четкость и структурированность повестки дня

Эффективность совещания напрямую зависит от того, насколько четко и структурировано составлена повестка дня. Правильное описание деловой проблемы и разбиение ее на конкретные пункты позволяет сохранить фокус участников и достичь поставленных целей.

Важно предоставить всю необходимую информацию заранее, чтобы участники совещания могли подготовиться и принести свой вклад в решение проблемы. Повестка дня должна быть ясной и понятной, с указанием точного времени начала и окончания каждой части.

Для обеспечения четкости и структурированности повестки дня рекомендуется использовать следующие приемы:

  • Перечисление пунктов повестки дня в виде списка, чтобы участники могли легко ориентироваться и следить за прогрессом
  • Нумерация пунктов, чтобы их можно было обсуждать в определенном порядке
  • Краткое описание каждого пункта, чтобы участники заранее понимали о чем будет идти речь и могли подготовиться
  • Установка времени на каждый пункт, чтобы совещание проходило без лишних задержек и задержек

При составлении повестки дня стоит избегать следующих распространенных ошибок:

  • Нечеткое или слишком общее описание пунктов, которое приводит к неразберихе и неопределенности
  • Отсутствие времени на каждый пункт, из-за чего совещание может потянуться и стать неэффективным
  • Неупорядоченность пунктов, из-за чего возникает путаница и необходимость возвращаться к предыдущим вопросам

Следуя данным рекомендациям, можно обеспечить четкость и структурированность повестки дня, что позволит сделать совещание более эффективным и результативным.

Решение конкретных задач и принятие реальных мер

Одним из ключевых критериев эффективности совещания является способность участников совещания решать конкретные задачи и принимать реальные меры. Ведь цель совещания, как правило, состоит в обсуждении определенной проблемы или вопроса и принятии обоснованных решений.

Для достижения эффективных результатов необходимо:

  1. Определить цель совещания: перед началом совещания необходимо определить, какую конкретную задачу или проблему нужно решить.
  2. Задать конкретные вопросы: во время совещания нужно активно задавать вопросы, направленные на получение конкретных ответов и решений. Это поможет участникам сосредоточиться на существенных аспектах и предотвратить уход от основной темы.
  3. Создать обязательства и ответственность: на совещании необходимо принять конкретные меры, назначить ответственных лиц и определить сроки выполнения задач. Это поможет избежать бесплодных дискуссий и обеспечит конкретные результаты.
  4. Провести регулярный мониторинг: после совещания необходимо проводить регулярный мониторинг выполнения задач и достижения поставленных целей. Это позволит своевременно корректировать планы и действия, если необходимо.

Часто на совещаниях возникают распространенные ошибки, которые могут препятствовать решению конкретных задач и принятию реальных мер:

  • Недостаточная подготовка участников.
  • Отсутствие ясной и конкретной цели.
  • Отклонение от темы и уход в сторону.
  • Бесконечное обсуждение без принятия решений.
  • Отсутствие ответственности и обязательств.
  • Отсутствие мониторинга и контроля.

Избегая этих распространенных ошибок и придерживаясь указанных критериев, можно повысить эффективность совещания и достичь конкретных результатов в решении задач и принятии мер.

Оценка результатов и улучшение процесса

Для оценки эффективности совещания необходимо учитывать следующие критерии:

  1. Достигнутые результаты: оцените, насколько успешно были достигнуты поставленные цели и решены поставленные задачи на совещании. Это можно определить по конкретным действиям и решениям, принятым участниками.

  2. Качество принятых решений: оцените, насколько глубоко и аргументировано были приняты решения на совещании. Учтите уровень обсуждения, анализ представленных фактов и аргументов, а также согласие участников.

  3. Уровень участия: оцените активность и вовлеченность участников в процесс совещания. Это можно сделать на основе их участия в обсуждении, качества представленных идей и решений, а также готовности принять ответственность за реализацию.

  4. Эффективность использования времени: оцените, насколько эффективно было использовано время на совещании. Учтите продолжительность совещания, запланированность и реализацию повестки дня, а также умение участников сфокусироваться на основных вопросах.

  5. Коммуникация и взаимодействие: оцените качество коммуникации и взаимодействия между участниками совещания. Это можно определить по уровню уважения и взаимопонимания, использованию активных методов общения, а также умению слушать друг друга.

Для улучшения процесса совещания рекомендуется:

  • Определить четкую цель и задачи совещания заранее, чтобы участники имели ясное понимание ожидаемых результатов.
  • Приготовить адекватные материалы и информацию для обсуждения, чтобы участники были готовы к дискуссии и принятию решений.
  • Создать эффективную структуру повестки дня и придерживаться ее в процессе совещания, чтобы избежать отклонений от основных вопросов.
  • Создать благоприятную атмосферу для коммуникации и взаимодействия путем применения подходящих методов и техник мозгового штурма, обратной связи и совместного решения проблем.
  • Провести оценку эффективности совещания после его окончания, чтобы выявить проблемные моменты и определить области для улучшения.

Улучшение процесса совещания является постоянным процессом, который требует внимания и координации всех участников. Оценка результатов и регулярное изучение ошибок помогут увеличить эффективность совещаний и достигать лучших результатов.

Совещания являются неотъемлемой частью рабочей жизни каждого сотрудника. Они могут быть эффективными инструментами для принятия решений, обсуждения важных вопросов и координации работы коллектива. Однако, часто совещания превращаются в бессмысленные затянутые разговоры, которые только тратят время и энергию сотрудников. В этой статье мы рассмотрим самые распространенные ошибки, которые делают на совещаниях, и поделимся советами, как их избежать.

Одной из наиболее распространенных ошибок на совещаниях является отсутствие четкой цели и плана. Слишком часто совещания проводятся без конкретной задачи или расписания, что приводит к бесплодным и бессмысленным дискуссиям. Для того чтобы сделать совещание эффективным, необходимо определить четкую цель и план его проведения заранее. Кроме того, важно устанавливать время для каждого пункта повестки дня и строго соблюдать его, чтобы не тратить время участников зря.

Еще одной распространенной ошибкой на совещаниях является недостаточная подготовка участников. Часто люди приходят на совещание неподготовленными, без необходимой информации или размышлений по поводу предстоящих вопросов. Это приводит к бессмысленным и не продуктивным обсуждениям. Чтобы этого избежать, необходимо заранее предоставить участникам необходимую информацию и задания для подготовки к совещанию. Зачастую также полезно отправить повестку дня заранее, чтобы участники могли подготовиться к обсуждению каждого пункта.

Содержание

  1. Качественная подготовка к совещанию
  2. Важность четкой цели и повестки дня
  3. Участники совещания: кто должен быть и кого лучше исключить
  4. Организация процесса совещания
  5. Необходимость контроля времени
  6. Активное участие всех членов команды
  7. Распределение ролей и обязанностей

Качественная подготовка к совещанию

Одним из ключевых моментов успешного проведения совещания является его качественная подготовка. Правильная организация и планирование мероприятия позволяют избежать распространенных ошибок и достичь поставленных целей. В этом разделе мы рассмотрим несколько важных аспектов, которые следует учитывать в процессе подготовки к совещанию.

  1. Определение целей и задач совещания. Перед началом подготовки необходимо четко определить цели и задачи, которые должны быть достигнуты на совещании. Это поможет сосредоточиться на самом важном и избежать растекания внимания.
  2. Составление списка приглашенных лиц. Важно определить, кто должен принять участие в совещании. Не следует приглашать людей, которые не имеют непосредственного отношения к затрагиваемым вопросам или не способны внести значимый вклад в обсуждение.
  3. Подготовка повестки дня. Составление понятной и структурированной повестки дня помогает участникам совещания заранее подготовиться и понять, какие вопросы будут обсуждаться. Важно также установить жесткие временные рамки для каждого пункта повестки, чтобы избежать бесконечных дискуссий.
  4. Сбор и предварительная обработка информации. Перед совещанием необходимо собрать все необходимые материалы и информацию, связанную с обсуждаемыми вопросами. Это позволит участникам ознакомиться с необходимыми документами заранее и быть готовыми к дискуссии.
  5. Организация пространства и технических средств. Важно заранее позаботиться о достаточном количестве комфортных рабочих мест, а также о наличии необходимых технических средств (проектор, экран, микрофоны и т.д.). Также стоит учесть особенности зала, чтобы обеспечить видимость и слышимость для всех участников.

Следуя этим рекомендациям, вы сможете качественно подготовиться к совещанию и повысить его эффективность. Подготовка — это важный этап, который помогает оптимизировать процесс обсуждения и достичь поставленных целей.

Важность четкой цели и повестки дня

Определение целей

Одним из самых важных критериев эффективности совещания является четкое определение целей. Цель совещания должна быть ясной и конкретной, чтобы все участники понимали, зачем они собрались и какой результат от них ожидается.

Цель может быть связана с принятием решения, обменом информацией, планированием дальнейших действий или решением конкретной задачи. Важно, чтобы все участники совещания были в курсе цели и согласовали ее.

Формирование повестки дня

Разработка и распространение повестки дня является неотъемлемой частью организации эффективного совещания. Повестка дня представляет собой перечень тем или вопросов, которые будут обсуждаться на совещании.

Повестка дня должна быть составлена заранее и распространена среди участников, чтобы они могли подготовиться и внести свой вклад в обсуждение. Формат повестки дня должен быть структурированным, чтобы все темы и вопросы были освещены и не пропустились.

Преимущества четкой цели и повестки дня

  1. Экономия времени. Четкая цель и повестка дня помогают избежать бесполезных обсуждений и фокусировать участников на важных вопросах.
  2. Увеличение продуктивности. Участники совещания заранее могут подготовиться и принести нужные материалы или аргументы для обсуждения.
  3. Повышение ясности и понимания. Четкая цель и повестка дня помогают всем участникам быть на одной волне, понимать, что от них ожидается и в каком направлении двигаться.
  4. Улучшение принятия решений. Четко сформулированная цель и повестка дня помогают проанализировать доступную информацию и сфокусироваться на принятии верных решений.

Как избежать ошибок

Чтобы избежать расплывчатости и низкой эффективности совещания, рекомендуется следующее:

  • Определить цель совещания заранее и ясно ее сформулировать.
  • Разработать структурированную повестку дня и распространить ее среди участников.
  • Подготовиться к совещанию, изучить материалы и подготовить необходимую информацию.
  • Следовать повестке дня и не отклоняться от основных тем обсуждения.
  • Вести учет времени и соблюдать заранее установленные временные рамки.
  • Подводить итоги обсуждений и сформулировать планы дальнейших действий.

Соблюдение четкой цели и повестки дня поможет сделать совещание более продуктивным, способствовать принятию качественных решений и сэкономить время всех участников.

Участники совещания: кто должен быть и кого лучше исключить

Создание эффективного совещания начинается с правильного выбора участников. Неправильный состав участников может привести к потере времени и неэффективному обсуждению вопросов. Вот несколько рекомендаций о том, кого следует включить в список участников совещания и кого лучше исключить:

  • Ключевые заинтересованные стороны: Включите в список участников тех, кто имеет прямое отношение к решаемым вопросам и заинтересован в их результате.
  • Принимающие решения лица: Обязательно включите в совещание руководителей и тех, кто имеет полномочия принимать решения по обсуждаемым вопросам.
  • Эксперты и специалисты: Имейте в виду, что качество решений будет выше, если в совещание будут вовлечены специалисты по соответствующим областям, имеющие необходимые знания и опыт.
  • Сотрудники, непосредственно затрагиваемые вопросом: Включите в список участников сотрудников, чья работа будет непосредственно затронута обсуждаемым вопросом. Их мнение и ощущения могут быть важными для принятия решения.

Теперь давайте рассмотрим, кого лучше исключить из списка участников совещания:

  • Лица, не заинтересованные в решении вопросов: Не приглашайте людей, которым все равно на исход совещания или которые не имеют никакого отношения к теме обсуждения.
  • Лица, создающие непродуктивную атмосферу: Исключите из совещания тех, кто постоянно спорит, конфликтует или несет негативную энергию. Это может отвлекать внимание и мешать процессу принятия решений.
  • Лица, чье присутствие необязательно: Если участник не может внести существенный вклад в обсуждение или его знания и опыт не требуются, то его лучше исключить. Это поможет сократить время совещания и сосредоточиться на важных вопросах.

Соблюдение этих рекомендаций поможет сделать совещание более эффективным и продуктивным, а также улучшить качество принимаемых решений.

Организация процесса совещания

Совещание – один из важных инструментов коммуникации в бизнес-среде, который помогает сотрудникам обсудить актуальные вопросы и принять совместные решения.

Организация процесса совещания — это неотъемлемая часть эффективного ведения деловых встреч. Для достижения поставленных целей и получения максимальной пользы от совещания необходимо учесть ряд важных моментов:

  1. Определение целей и агенды совещания. До проведения встречи необходимо ясно определить ее цели и составить агенду, которая включает в себя темы для обсуждения, вопросы, которые требуют решения, и распределение времени для каждого пункта повестки дня.
  2. Выбор удобного места и времени проведения. Необходимо выбрать подходящее место и время для проведения совещания, учитывая график работы участников и возможность проведения встречи в комфортных условиях. Также важно предусмотреть необходимую аппаратуру и материалы для презентаций или обсуждения.
  3. Предварительное информирование участников. Чтобы совещание было эффективным, необходимо предварительно информировать участников о времени, месте и повестке дня встречи. Это позволит им подготовиться и быть готовыми к обсуждению предлагаемых тем.
  4. Постановка и контроль времени. Важно соблюдать установленное расписание и контролировать время каждого пункта обсуждения. Необходимо предусмотреть достаточное время для детального обсуждения важных вопросов и учесть возможные задержки или прерывания связанные с техническими проблемами или другими причинами.
  5. Активное участие и ведение встречи. Ведущий совещание должен активно участвовать в обсуждении, поощрять высказывания всех участников и принимать решения на основе совместного обсуждения. Также важно уметь управлять процессом совещания, поддерживать дисциплину, следить за соблюдением повестки дня и контролировать длительность выступлений каждого участника.
  6. Формирование протокола совещания. После окончания совещания необходимо составить протокол, который будет содержать основные решения и договоренности, принятые во время встречи. Это позволит участникам совещания вспомнить детали обсужденных вопросов и принятые решения, а также предоставит возможность всем заинтересованным сторонам изучить результаты обсуждений.

Соблюдение указанных рекомендаций поможет эффективно организовать процесс совещания и достичь поставленных целей, обеспечивая максимальное взаимодействие и активное участие участников в процессе обсуждения и принятия решений.

Необходимость контроля времени

Контроль времени на совещании является одним из ключевых моментов для его эффективного проведения. Часто организаторы не уделяют достаточного внимания этому аспекту, что может привести к недостаточной продуктивности и потере времени.

Получение максимальной пользы от совещания требует строгого следования установленному графику и контроля времени. Вот несколько причин, почему контроль времени является необходимым:

  • Избежание перерывов и задержек. Предоставление каждому участнику достаточного времени для высказывания своих идей и мнений помогает избежать перерывов и задержек в проведении совещания.
  • Максимальная эффективность. Определение оптимального времени для каждого пункта программы поможет достичь максимальной эффективности в решении поставленных задач.
  • Управление дискуссией. Ограничение времени для каждого участника обсуждения помогает более точно сфокусироваться на существенных аспектах и предотвратить бесконечное тягомотение.
  • Соблюдение плана. Контроль времени позволяет соблюдать план совещания и уложиться в отведенный временной интервал, а также избежать незапланированных и утомительных овертаймов.

Для успешного контроля времени на совещании рекомендуется:

  1. Подготовить список всех пунктов программы с примерным расчетом времени на каждый пункт.
  2. Установить жесткие временные рамки для каждого участника, чтобы он мог высказать свою позицию и аргументировать свои идеи.
  3. Использовать тайм-кипер — участника, ответственного за контроль времени и напоминание о его истечении.
  4. Вести записи о затраченном времени на каждый пункт, чтобы в последующих совещаниях оптимизировать график и учитывать время на каждую задачу.
Потенциальные проблемы Способы предотвращения
Участники превышают отведенное время Заранее установить жесткие временные рамки и напомнить об этом участникам. Попросить их кратко формулировать свои идеи и выводы.
Разговоры и дискуссии уходят в сторону Установить правила для дискуссии и контролировать их соблюдение. В случае отклонения напомнить участникам о главной цели совещания.
Нехватка времени для важных пунктов программы Заранее определить приоритетные задачи и установить достаточное время для их обсуждения. При необходимости перенести менее важные задачи на следующее совещание.

Правильный контроль времени на совещании поможет достичь большей продуктивности, более качественных решений и улучшения работы команды в целом.

Активное участие всех членов команды

Одним из ключевых критериев эффективности совещания является активное участие всех членов команды. Часто случается так, что на совещании выступают только некоторые участники, в то время как остальные остаются пассивными.

Пассивное участие может привести к пропуску важной информации, неполному пониманию проекта или задачи, а также упущению возможностей для обсуждения и принятия важных решений.

Чтобы избежать этой ошибки, нужно создать атмосферу, которая поощряет активное участие всех членов команды. Для этого можно использовать следующие методы:

  1. Предварительно подготовить участников к совещанию, предоставив им необходимые материалы и информацию для ознакомления.
  2. Задавать вопросы всем участникам команды, чтобы выяснить их мнение и получить разные точки зрения.
  3. Поощрять участие всех членов команды, выражая признание и благодарность за их вклад.
  4. Создать открытую и доверительную атмосферу, в которой участники команды чувствуются свободными высказывать свои идеи и мнения.

Кроме того, важно установить процесс и структуру совещания, который будет позволять всем участникам высказаться и принять участие в принятии решений. Например, можно использовать круглый стол или мозговой штурм, чтобы обеспечить равномерное распределение времени и возможность каждому высказаться.

Активное участие всех членов команды позволит повысить эффективность совещания, обеспечить полное понимание задачи и принятие взвешенных решений. Также это способствует развитию командной работы и повышению мотивации участников команды.

Распределение ролей и обязанностей

Для эффективного проведения совещания важно правильно распределить роли и обязанности среди участников. Это позволяет обеспечить структурированность и ясность в процессе обсуждения, а также повысить эффективность достижения поставленных целей.

Вот несколько ключевых ролей, которые можно использовать на совещании:

  1. Модератор — ответственный за управление процессом совещания, поддержание порядка, контроль времени и соблюдение правил общения. Модератор также обеспечивает равномерную речевую активность всех участников и устанавливает приоритеты в обсуждении.
  2. Секретарь — отвечает за ведение протокола совещания. Он фиксирует ключевые моменты обсуждения и принятые решения. Секретарь также может быть ответственным за подготовку повестки дня и распространение материалов совещания.
  3. Эксперт — человек, обладающий специальными знаниями и опытом в теме совещания. Эксперт предоставляет необходимую информацию и аналитические данные, чтобы помочь принять осознанные решения.
  4. Участники — представители различных подразделений или заинтересованных сторон. Они обсуждают вопросы, высказывают свои мнения и предлагают свои решения поставленных задач.

Важно создать атмосферу сотрудничества и взаимодействия между всеми участниками совещания. Это поможет каждому играть свою роль наилучшим образом и способствовать достижению общих целей.

Совещания – это неотъемлемая часть работы в любой организации. Однако не всегда они приносят ожидаемые результаты, а порой только тратят время и ресурсы команды. Чтобы сделать совещания максимально продуктивными и эффективными, следует избегать определенных ошибок, которые могут сорвать весь процесс.

Во-первых, нередким случаем является отсутствие четкой цели у совещания. Без понимания, зачем оно проводится и какие результаты ожидаются, участники теряются во время встречи и не могут сфокусироваться на важных вопросах. Поэтому важно определить цель совещания заранее и позволить участникам подготовиться к ней.

Во-вторых, неконтролируемая продолжительность совещания может стать настоящей проблемой. Если встреча затягивается и не имеет строгого временного ограничения, участники начинают терять интерес и сосредоточенность, что негативно влияет на итоговый результат. Чтобы избежать этой ошибки, следует заранее определить время, отведенное для каждого вопроса, и строго придерживаться его.

Наконец, недостаточная подготовка участников к совещанию также может стать причиной неэффективности встречи. Если люди не имеют достаточной информации о теме, не знают своих задач и не готовы к обсуждению, они просто не смогут внести ценный вклад в работу. Поэтому необходимо предоставить всю необходимую информацию заранее и попросить участников подготовиться к обсуждению.

Содержание

  1. Понимание целей
  2. Ошибки планирования краткосрочных задач
  3. Недостаточная конкретизация долгосрочных планов
  4. Правильный выбор участников
  5. Необоснованное участие всех сотрудников
  6. Избыточное количество участников
  7. Структурирование процесса
  8. Отсутствие ясной повестки дня

Понимание целей

Правильное понимание целей – это один из важнейших аспектов эффективного совещания. Ошибкой является непонимание или неполное представление о том, что именно должно быть достигнуто на данном совещании.

Одна из ошибок – это отсутствие ясности в том, какую задачу нужно решить или какую информацию нужно обменять на совещании. Если участники не понимают, какой конкретный результат ожидается от них, это может привести к бесполезным и размытым обсуждениям.

Обязательным шагом является определение целей совещания заранее и распределение ролей между участниками. Председатель ставит перед участниками четкие задачи и контролирует их выполнение. Также необходимо понимать, какую роль и функцию будет выполнять каждый из участников на совещании.

Для этого рекомендуется использовать предварительную подготовку к совещанию. Участники должны ознакомиться с повесткой дня и подготовиться к обсуждению вопросов. Это позволит им точно понять, какую информацию нужно подготовить и какие точки требуют обсуждения.

Чтобы избежать ошибок, необходимо также учесть мнение каждого участника и дать им время для высказывания и обсуждения. Руководитель должен внимательно слушать мнения каждого участника и обеспечить равноправное участие всех.

Ошибки планирования краткосрочных задач

Планирование краткосрочных задач является важной частью эффективного совещания, поскольку задачи, которые не были заранее спланированы, могут привести к неудовлетворительному результату и потере времени. Ошибки в планировании краткосрочных задач могут быть небольшими, но они могут оказывать значительное влияние на весь процесс совещания.

Ниже перечислены некоторые ошибки в планировании краткосрочных задач, которые следует избегать:

  • Отсутствие конкретной формулировки задачи. Задачи должны быть ясно сформулированы, чтобы все участники совещания понимали, что от них требуется. Неопределенность в формулировке задачи может привести к недостаточной ясности при выполнении задания.
  • Неправильная оценка времени выполнения задачи. Важно оценить, сколько времени потребуется для выполнения каждой задачи, чтобы избежать перегруженности расписания и сорванных сроков.
  • Неправильная приоритизация задач. Каждая задача имеет свою важность и необходимо правильно оценить, насколько она критична для достижения целей совещания. Неправильная приоритизация задач может привести к нерациональному использованию времени участников.
  • Отсутствие плана действий. Перед началом совещания необходимо иметь план действия, который будет указывать, какие задачи должны быть выполнены с учетом времени и ресурсов. Отсутствие плана действий может привести к хаотичному ходу совещания и невыполнению поставленных задач.
  • Неправильная организация приоритетов. Важно понять, какие задачи требуют максимального внимания и сосредоточиться на них, чтобы в результате совещания достичь наилучших результатов. Неправильная организация приоритетов может привести к неэффективному использованию времени и ресурсов.

Избегание этих ошибок позволит более эффективно планировать краткосрочные задачи и сделать совещание более продуктивным и результативным.

Недостаточная конкретизация долгосрочных планов

Одной из ошибок, которую следует избегать при проведении совещаний, является недостаточная конкретизация долгосрочных планов. Часто на совещаниях обсуждаются стратегические планы и цели компании на долгосрочную перспективу, однако их конкретизация остается недостаточно подробной.

При этом, недостаточно конкретные планы могут привести к неэффективным решениям и затратам ресурсов на неправильные задачи. Каждый участник совещания должен иметь ясное представление о том, какие именно шаги необходимо предпринять для достижения поставленных целей.

Для улучшения ситуации необходимо:

  1. Определить конкретные цели и планы: Необходимо ясно и точно определить, какие именно цели и задачи должны быть достигнуты в рамках долгосрочных планов компании. Каждый участник совещания должен быть в курсе их содержания и понимать, какие действия необходимо предпринять для достижения этих целей.
  2. Разработать детальный план действий: Необходимо разработать детальный план действий, который включает в себя конкретные шаги, ответственных лиц и сроки выполнения. Это поможет участникам совещания иметь ясное представление о том, как будет осуществляться реализация долгосрочных планов и четко распределить обязанности.
  3. Проверять прогресс регулярно: Важно не только разработать долгосрочные планы, но и регулярно отслеживать их прогресс. Необходимо организовывать периодические отчеты и обзоры, чтобы убедиться, что цели достигаются и планы успешно реализуются.

В целом, конкретизация долгосрочных планов позволяет повысить эффективность совещаний и обеспечить более успешную реализацию стратегических целей компании.

Правильный выбор участников

Выбор участников совещания играет важную роль в его эффективности. Неправильный подбор участников может привести к негативным результатам и потере времени.

Ошибки, которые следует избегать:

  1. Приглашение неподходящих участников.
  2. Отсутствие ключевых участников.
  3. Перебор участников.

Приглашение неподходящих участников может означать, что люди, которые не имеют отношения к обсуждаемым вопросам, присутствуют на совещании. Это может вызвать отвлечение участников и обременение процесса принятия решений.

Отсутствие ключевых участников также может негативно повлиять на эффективность совещания. Если участник, который обладает специфической экспертизой или ответственностью за принятие решений, не присутствует, это может привести к неполным или неправильным обсуждениям.

Перебор участников, с другой стороны, может запутать процесс совещания. Чем больше участников, тем сложнее обеспечить конструктивный диалог и продуктивную обсуждение. Лучше выбирать ограниченное число представителей, чтобы сохранить фокус и достигнуть конкретных результатов.

Примеры ошибок и рекомендации

Ошибки Рекомендации
Приглашение людей без отношения к вопросам Тщательно подбирайте участников, ориентируясь на их роли и ответственности в отношении обсуждаемых вопросов.
Отсутствие ключевых участников Убедитесь, что все релевантные стейкхолдеры и эксперты присутствуют на совещании, чтобы принять важные решения.
Перебор участников Ограничьте число участников для обеспечения конструктивного диалога и эффективного принятия решений.

Необоснованное участие всех сотрудников

Одной из распространенных ошибок, допускаемых на совещаниях, является необоснованное участие всех сотрудников. Вместо того чтобы приглашать только тех сотрудников, чьи знания и опыт действительно необходимы для обсуждения конкретной темы, проводятся собрания, в которых присутствуют лишние люди, не принимающие активного участия в обсуждении.

Такое необоснованное участие всех сотрудников может привести к неэффективности совещания. Лишние участники могут тратить время на обсуждение вопросов, которые не относятся к их области компетенции, либо просто мешать прогрессу обсуждения своими вопросами и комментариями.

Чтобы избежать этой ошибки, необходимо заранее определить, кто из сотрудников имеет прямое отношение к теме совещания и может внести значимый вклад в обсуждение. Лучше всего составить список участников, которые обладают необходимыми знаниями и опытом, и пригласить их на совещание.

При определении участников также следует учитывать, что чем меньше лишних людей присутствует на совещании, тем более фокусированным и продуктивным может быть обсуждение темы.

Кроме того, возможно вместо полного совещания провести только короткое информационное собрание, на котором сотрудникам будет предоставлена необходимая информация без обсуждения, если их активное участие не требуется. Такой подход может сэкономить время и энергию каждого сотрудника и повысить общую эффективность работы команды.

Избыточное количество участников

Одной из наиболее распространенных ошибок на совещаниях является приглашение избыточного количества участников. Часто организаторы приглашают всех, кто имеет хоть какое-либо отношение к теме обсуждения, не задумываясь о необходимости присутствия каждого из них.

Излишнее количество участников приводит к ряду негативных последствий. Во-первых, собрание затягивается и теряет свою эффективность, так как сложно управлять большой группой людей и добиться конструктивного диалога. Во-вторых, участники могут чувствовать себя несвободно и неудобно выражать свои мнения, особенно если среди них присутствуют руководители или коллеги по высшему звену.

Чтобы избежать этой ошибки, необходимо внимательно подходить к выбору участников. Приглашайте только тех, кто действительно имеет прямое отношение к совещанию и может внести вклад в решение поставленных задач. Постарайтесь сократить количество лишних людей до минимума.

Если невозможно отказать кому-то в участии, разделите совещание на несколько этапов или создайте отдельные рабочие группы для обсуждения различных аспектов. Таким образом, каждый участник сможет активно участвовать в процессе и высказывать свои идеи.

Преимущества ограниченного числа участников на совещании:

  • Более эффективное использование времени;
  • Более конструктивный и продуктивный диалог;
  • Большая свобода выражения мнений;
  • Быстрое принятие решений;
  • Улучшение качества коммуникации.

Итак, избегайте избыточного количества участников на совещаниях и стремитесь к созданию компактных и эффективных рабочих групп, чтобы достичь наилучших результатов.

Структурирование процесса

Структурирование процесса совещания является одним из ключевых моментов, влияющих на его эффективность. От правильной организации работы зависит не только время, затраченное на совещание, но и качество принимаемых решений.

Для структурирования процесса совещания следует придерживаться следующих рекомендаций:

  1. Определить цель совещания. Прежде чем начать собрание, необходимо четко определить, какую задачу вы собираетесь решить. Цель может быть обсуждение определенного вопроса, принятие решений или обмен информацией.
  2. Составить план повестки дня. Рекомендуется заранее подготовить план совещания, в котором указать все темы для обсуждения. Повестка дня должна быть логически структурирована и содержать информацию о времени и месте проведения.
  3. Распределить роли. Важно определить, какие роли будут исполнять участники совещания. Назначьте ведущего, который будет контролировать ход встречи, секретаря, который будет вести протокол и ответственного за соблюдение времени.
  4. Определить формат совещания. В зависимости от цели совещания можно выбрать разные форматы: презентации, круглый стол, дискуссию и т.д. Определите, какой формат наиболее подходит для решения поставленных задач.
  5. Соблюдать временные рамки. Очень важно контролировать время, отведенное на каждую тему. Не допускайте длительного пребывания в одной теме и стремитесь соблюдать распорядок дня.
  6. Вести протокол. Секретарь должен быть ответственным за ведение протокола совещания. Протокол должен содержать информацию о принятых решениях, задачах и ответственных лицах.
  7. Дать возможность всем высказаться. Важно, чтобы каждый участник совещания имел возможность высказать свою точку зрения. Поэтому предоставьте возможность каждому высказаться и задать вопросы.
  8. Сделать выводы и оценить результаты. По окончании совещания необходимо сделать выводы и оценить его результаты. Определите, были ли достигнуты поставленные цели и приняты правильные решения. Если необходимо, определите дальнейшие действия и ответственных.

Соблюдение этих рекомендаций поможет структурировать процесс совещания и повысит его эффективность. Участники будут четко понимать, какие задачи они должны выполнить, и максимально эффективно использовать время.

Отсутствие ясной повестки дня

Одной из наиболее распространенных ошибок при проведении совещания является отсутствие ясной и структурированной повестки дня.

Без четкого указания тем, которые будут рассмотрены на совещании, участники могут потеряться во время обсуждения и не достичь поставленных целей. Кроме того, отсутствие ясной повестки дня может привести к тому, что некоторые важные вопросы будут упущены, а вместо этого будут рассматриваться второстепенные или даже не связанные с темой вопросы.

При создании повестки дня следует учесть такие факторы, как приоритеты, сроки, важность и актуальность каждой темы. Желательно подготовить повестку заранее и предоставить ее участникам заранее, чтобы они могли ознакомиться с ней и подготовиться к обсуждению. Также необходимо указать, какие вопросы будут решаться на совещании, какие решения необходимо принять и какие действия нужно выполнить после совещания.

Четкая и структурированная повестка дня поможет участникам совещания быть готовыми к обсуждению и достичь поставленных целей. Это также поможет избежать потери времени на несвязанные с темой обсуждения и принять важные решения.

Совещание является деловой беседой с участием сотрудников организации с целью выявления проблем и поиска решений. Эффективность таких встреч определяется количеством решенных вопросов, а также составлением списка задач и ответственных за них сотрудников. 

В этой статье описаны основные аспекты подготовки и проведения совещания — все, что нужно знать, чтобы провести действительно полезное собрание.

1 этап. Подготовка 

Когда стоит проводить совещание? Часто в компаниях они проводятся еженедельно. Имеет ли это смысл? Некоторые исследователи организационного взаимодействия отмечают, что совещания должны отвечать следующим параметрам:

  • Срочность поиска выхода из ситуации.
  • Важность обсуждаемых тем для развития организации.
  • Сложность решаемой проблемы. 
  • Наличие цели совещания.

Чем чаще проводятся совещания, которые не обладают этими признаками, тем менее продуктивно они будут проходить, потому что сотрудниками они будут восприниматься без соответствующего внимания, а руководители зря потратят время.

Рабочее собрание нужно проводить только тогда, когда в этом есть необходимость и смысл собрать вместе коллектив для постановки новых целей, без которых невозможно будет продолжать работать.

Поэтому, когда принимается решение о необходимости проведения совещания, важно поставить цель и задачи этого мероприятия и отразить это в документе «Повестка дня». Это инструмент, который позволяет управлять совещанием, с помощью него можно держать дискуссию в заданной тематике и не уходить в отвлеченные темы.

До начала совещания необходимо подготовить и собрать материалы, отчеты и другие важные бумаги для обсуждения текущих тем, которые будут вынесены на собрание. 

2 этап. Определение ролей

Сейчас все чаще вводится новая практика, когда руководитель участвует в обсуждении, но не управляет процессом. Его силы должны быть сфокусированы на других вещах: подмечать детали, слушать и слышать свой коллектив, быть готовым принимать решения и давать конструктивную обратную связь. 

Поэтому в компании активно приглашаются сторонние ведущие-модераторы, которые будут управлять процессом, а также следить за тем, чтобы обсуждалась только повестка дня и разговор шел в правильном ключе. Таким образом специалист профессионально управляет групповым взаимодействием, а участники совещания все внимание направляют на решение проблем.

3 этап. Начало совещания

Транслируется цель совещания и повестка, по которым будет вестись обсуждение. Все договоренности заносятся в протокол в письменной форме, который потом присылают на почту всем участникам. 

Введение правил, регламентов в начале обсуждения — должно быть отражено в удобном визуальном виде, например, на магнитно-маркерной доске (флипчарте). Это позволит участникам всё время видеть необходимую информацию. Также нужно определить длительность собрания, регламент выступления, правила общения друг с другом.

4 этап. Основное время 

Для совещаний могут быть полезны методы фасилитации (набор инструментов и практик для эффективной организации группового обсуждения): мировое кафе, мозговые штурмы, scrum-методы, которые позволяют работать всему коллективу над проблемой, что способствует ощущению общего дела, а также важности и значимости каждого отдельного сотрудника в компании.

Важно, чтобы у всех участников  была возможность высказать свое мнение, а руководитель при этом должен слышать пожелания и идеи своих сотрудников. Возможно, будут найдены новые решения, которые захочется реализовать. Можно воспользоваться разными методами, чтобы узнать мнения и идеи каждого, например, использовать «5-пальцевый консенсус», который позволяет услышать мнение коллектива и каждого в отдельности. Кто показывает меньше 4 пальцев, предлагает свое видение ситуации или выражает сомнение, приводя аргументы, чтобы можно было разобраться с ситуацией более детально. 

На совещаниях лучше отказаться от «публичных выговоров», а сосредоточиться на выявлении проблемных мест на определенном интервале. Если есть вопросы с отдельными сотрудниками, то обсуждать это нужно при личной беседе в отдельном кабинете.

Схема продуктивного совещания::

  • Проблема.
  • Предложение идей.
  • Определение окончательного решения.
  • Назначение ответственного и сроков.

Повестка должна быть закрыта по формуле:

  • Задача.
  • Ответственный.
  • Срок.
  • Форма отчета.

5 этап. Окончание, подведение итогов

Таким образом, ставится цель, распределяются задачи на ближайшее время, сроки и форма отчетности. Все это прописывается  в протоколе, который ведется в течение всего собрания. 

По окончании совещания еще раз зачитываются итоги с озвучиванием повестки дня и принятых решений. Всем участникам в электронном виде отправляется протокол, где будут прописаны вышеописанные пункты.

В заключение…

Для эффективного совещания важно:

  • определить цель совещания и роли; 
  • определить повестку вопросов;
  • создать правила и установить регламент;
  • использовать безобвинительные  высказывания и техники управления групповыми обсуждениями;
  • все вопросы прорабатывать по схеме: проблема-задача-ответственный-срок выполнения-формы отчета.

Если следовать правилам, то можно сделать совещания эффективным инструментом общения с коллективом и решения рабочих задач.

Источник изображения: Freepik

Ведущий отечественный эксперт по тайм-менеджменту дает свои рекомендации по организации системы разнотипных совещаний, которая способна задать эффективный бизнес-ритм для продвижения проектов: предложена своя логика для небольших и крупных организаций.
Даны отдельные советы по подготовке повестки, определению состава участников, ведению и протоколированию совещания, контролю исполнения принятых решений, по выбору оптимальных ИТ-решений для автоматизации этого процесса.

Плохо настроенные совещания – одна из самых сильных болей в корпоративном тайм-менеджменте. Это не удивительно, ведь время на совещаниях тратится «кратно». Если 8 человек неэффективно провели на совещании 1 час, то компания потеряла 8 человеко-часов. То есть целый человеко-день.

Напротив, хорошо настроенные совещания – простой и эффективный способ приведения в порядок менеджмента в компании. Это как раз та область, где грамотные быстрые действия принесут быстрые победы. Организовать какой-либо проект или функциональную область в четкий ритм совещаний – верный способ существенно улучшить управление этим проектом.

Как мы теряем время на совещаниях

Бесконечные утомительные обсуждения, затянутые на 2-3-4 часа; переговорные, заполненные не относящимися к теме обсуждения людьми; забитый совещаниями рабочий день, в котором нет времени выполнить задуманные на этих совещаниях задачи… Знакомо?

Вот лишь некоторые реплики из диагностических интервью, которые мы проводим в компаниях перед внедрением корпоративного тайм-менеджмента:

  • Уходит много времени на совещания. Толку от них мало.
  • Моя работа на 75% состоит из совещаний в том или ином виде. Соответственно, эффективность работы напрямую зависит от эффективности совещаний. Подготовка участников оставляет желать лучшего.
  • Желание сделать совещания продуктивнее и системнее.
  • Видел, как на совещаниях и планерках тратится куча лишнего времени – интересно выжать из этого процесса максимум КПД.
  • Слишком много совещаний, во время которых ничего не решается, а только болтовня.
  • Длительные и неэффективные планерки грабят время.
  • Совещания проходят неэффективно, сотрудники либо избегают их, либо сидят на совещаниях в сотовых телефонах. Отсутствует контроль заданий со стороны руководства.
  • Для повышения эффективности организации нужна схема проведения совещаний.

Этот клубок жалоб и проблем нужно разматывать в нескольких основных направлениях:

  • Бизнес-ритм корпоративных совещаний: сколько, кто и когда их проводит, кого на них приглашает, каким вопросам их посвящает?
  • Подготовка совещаний – формирование повестки, внесение вопросов, заблаговременная подготовка материалов.
  • Ведение совещания – модерация дискуссий, принятие и фиксация решений.
  • Отслеживание решений, контроль исполнения поручений.
  • ИТ-платформы для организации совещаний.

Все полезные техники и приемы, о которых мы будем говорить в статье, рекомендую сводить в вашей компании в единый документ – Корпоративный стандарт организации совещаний. Наличие такого локального нормативного акта – признак высокой зрелости корпоративной культуры и внимания высшего руководства к вопросам времени и эффективности.

Бизнес-ритм совещаний в вашей организации

«Если хотите, чтобы проект энергично продвигался, назначьте по нему еженедельное совещание. Желательно на жестко определенное время.

Если хотите, чтобы проект не стоял на месте, проводите совещание раз в 2 недели.

Все, что реже иллюзия и самообман».

Это один из лучших управленческих советов, которые я получил в своей жизни. Его дал один высокопоставленный государственный деятель, с которым мы обсуждали задачи внедрения корпоративного тайм-менеджмента в подчиненных ему органах исполнительной власти. С тех пор я многократно убеждался в точности и работоспособности этого совета.

Собранные вместе, разные типы обязательных совещаний создают бизнес-ритм вашей организации. Чем жестче и предсказуемее он выдерживается, тем лучше. Например, все знают, что в 11.00 по вторникам проходит финансовый комитет с одобрением крупных платежей, а в 16.00 в пятницу методическая сессия у менеджеров по продажам. Если какой-то проект претендует на внимание руководителей высшего звена, для него должно быть найдено подходящее место в бизнес-ритме.

Но ведь жизнь подбрасывает сюрпризы, ритм сбивается? Да, время от времени плановые совещания приходится сдвигать. Но гораздо лучше иногда сдвинуть плановое совещание в сложившемся, устоявшемся бизнес-ритме, чем не иметь этого ритма вообще.

В сравнительно небольших компаниях, где речь идет о нескольких десятках опорных совещаний, бизнес-ритм удобно уложить в таблицу примерно следующего вида – см. Таблицу 1. В ней перечисляются основные совещания, организационные подробности и примерные перечни вопросов.

В электронных календарях, которыми пользуется компания, появляются соответствующие регулярные встречи. Типовую повестку совещаний при этом полезно добавить внутрь встреч в раздел заметок. Таким образом все приглашенные на совещание смогут видеть повестку прямо в своем календаре.

Таблица 1. Пример оформления бизнес-ритма совещаний в небольшой компании

В организациях с сотнями и тысячами совещаний простой обзорной таблицей не обойтись. Необходима достаточно трудозатратная работа по инвентаризации всех совещаний и расстановке их по времени. На Рисунке 1 приведен пример такой инвентаризации, проделанной в одном из территориальных банков Сбербанка.

Если в крупных корпорациях необходимость ритмичных совещаний не вызывает возражений – только вопрос, как их лучше организовать, то во владельческом бизнесе зачастую необходимость бизнес-ритма встречают в штыки. Дисциплинировать команду регулярными встречами в определенное время по определенной тематике?! В предпринимательской, адхократической1, любящей судорожно реагировать на обстоятельства корпоративной культуре эта идея может приживаться нелегко.

Главный аргумент в пользу формирования бизнес-ритма совещаний – переход от спонтанности к ритмичности совещаний и рабочих встреч, что является важным признаком зрелости управленческой системы и ее готовности к росту и масштабированию.

Руководство компании должно стремиться к тому, чтобы максимальный процент совещаний назначался на предсказуемое, регулярное, повторяющееся время.

Рисунок 1. Бизнес-ритм совещаний в одном из территориальных банков Сбербанка

Подготовка совещания

Подготовка во многом предопределяет эффективность совещания. Сюда входит не только работа организатора мероприятия, который решает, кого и когда пригласить, тщательно составляет повестку и собирает информацию, но и индивидуальная подготовка самих участников.

Качественно подготовленное совещание начинается с повестки. У каждого совещания должен быть точный подготовленный список вопросов к обсуждению. Часть из них может быть фиксированная, часть плавающая, редактируемая в зависимости от ситуации. Главное – вопросы повестки должны быть известны участникам заранее.

Насколько заранее должна быть готова повестка и материалы? Это должен определять корпоративный стандарт подготовки совещаний, каких-то единых общезначимых норм здесь нет. Очевидно, что чем выше статус совещания, сложность обсуждаемых вопросов и объемность рассматриваемых материалов, тем больше времени необходимо закладывать на подготовку участников и времени на обсуждение.

У каждого совещания должен быть руководитель (инициирует и ведет его) и организатор (готовит повестку и материалы, фиксирует результаты). Для совещаний невысокого уровня это может быть один и тот же человек.

Хорошая практика:

  • упорядочивать вопросы в повестке по убыванию приоритетности. Таким образом, если не удастся успеть рассмотреть все вопросы, точно будут рассмотрены главные. В любом случае им достанется более качественное и свежее внимание участников;
  • совещание желательно провести в пределах 1,5 часов, пока люди еще могут хорошо концентрировать внимание на обуждении. Поэтому в повестке можно заранее заложить регламент обсуждения каждого вопроса (включая доклад по нему). Этот ориентир поможет при подготовке совещания прикинуть реальность обсуждения всех запланированных вопросов, понять, насколько плотно придется работать, а при проведении совещания – отслеживать, когда вы начинаете отклоняться от графика (отстаете или опережаете его). Если совещание затягивается и вы не укладываетесь в 1,5 часа, то надо сделать хотя бы 5-минутный перерыв, чтобы покинуть помещение и проветрить его;
  • повестку и материалы к совещанию рассылать участникам не позднее 17:00 рабочего дня, предшествующего совещанию.

Количество и объем материалов на ознакомление к совещанию должны быть реалистичны. В идеале любой вопрос можно «упаковать» в 1-2 страницы А4 или 5-7 слайдов. Рекомендую вырабатывать в компании культуру лаконичных слайдов – 1-2 картинки или диаграммы, несколько строк текста. Не нужно пытаться загнать в слайды несколько страниц Excel и несколько тысяч знаков текста, как часто делается. Воспринимать это участникам совещания невозможно. Важно включать не только описание ситуации и проблем, но и варианты решений (можно даже в виде таблицы перечислять плюсы и минусы каждого варианта – эта наглядность поможет «взвесить» предлагаемые решения и грамотнее сделать выбор).

Удобный способ разослать повестку участникам совещания – поместить ее прямо внутрь встречи-приглашения электронного календаря, которая приходит всем участникам. Таким образом, участникам не нужно будет потом разыскивать ее где-то в почте или системе документооборота. На Рисунке 2 показан пример планирования совещания в программе «Битрикс24».

Рисунок 2. Пример планирования совещания в «Битрикс24»

Сколько и каких людей приглашать на совещание? Для совещаний из бизнес-ритма перечень участников обычно четко определен. А вот внеплановые совещания зачастую собирают лишних людей.

В течение 6 лет я был руководителем рабочей группы Национальной предпринимательской инициативы и принимал участие в государственных совещаниях разного уровня – наблюдательном совете под руководством Президента России, совещаниях у Председателя Правительства РФ, различных рабочих группах с участием руководителей федеральных ведомств, многочисленных согласительных совещаниях в Администрации Президента.

Что неизменно удивляло по сравнению с совещаниями в бизнес-структурах – гораздо лучшая подготовка материалов и гораздо худшее формирование списка участников. Материалы практически всегда были идеальны: четкая повестка, проекты нормативных документов, протоколы разногласий и т.п. А вот список участников практически всегда был вдвое-втрое избыточен по отношению к задачам совещания и обсуждаемой повестке.

Как-то раз задал вопрос одному из опытных госаппаратчиков, когда зал коллегий Минэкономики, где мы заседали, был полон, а выступали только министр, два замминистра, мы (несколько руководителей рабочих групп) и еще пара начальников департаментов министерства: «Что делают в зале остальные несколько десятков человек?» – «Ну, возможно от кого-то могла потребоваться какая-то справка, или их начальник считал, что им полезно послушать».

Вопрос: что мешало выделить часть списка участников в режим «очное присутствие не обязательно, нужно в это время быть на связи онлайн и быть готовым подключиться»? Это сэкономило бы сотни человеко-часов на бессмысленные перемещения по городу и дало бы возможность нескольким десяткам людей спокойно делать свою работу, будучи при этом на связи с возможностью подключения при необходимости.

Если совещание проходит онлайн, несложно организовать запись, а также автоматизированную расшифровку и подготовку стенограммы, современные ИТ-решения это позволяют. Любой заинтересованный сотрудник сможет ознакомиться с материалами в удобное для себя время.

Аналогичную проблему я вижу в крупных корпорациях. Чем крупнее и «государственнее» корпорация, тем более вероятно, что вместо 3-5 реально необходимых для решения вопроса людей в совещании будет участвовать полтора десятка. Налицо не только растрата десятков человеко-часов, но и размывание ответственности. Все всё послушали, никому конкретно делать ничего не нужно.

Оптимальное количество участников совещания – не более 5-7 человек: не удастся «спрятаться за спины товарищей», придется включаться в обсуждение, руководителю легче контролировать такую группу и управлять ею. Присутствие лишних участников – это признак плохой подготовки к совещанию, когда организатор не дал себе труда сформулировать, какая роль будет отведена каждому человеку.

Готовность участников к совещанию – предмет заботы его ведущего. Именно он, как руководитель, должен поощрять хорошо подготовленных и ставить на вид плохо подготовленным.

Уроки истории

Можно вспомнить замечание, высказанное Светонием в «Жизни двенадцати цезарей» про Цезаря Августа: «Даже частные беседы, даже разговоры со своей Ливией в важных случаях он набрасывал заранее и держался своей записи, чтобы не сказать по ошибке слишком мало или слишком много».

Ведение совещания

Можно выделить 3 вида совещаний, существенно отличающихся по методике ведения:

  1. Операционное, «планерка», «летучка» – рассмотрение текущих операционных повторяющихся вопросов. Его принципы:
    • четкое единоначалие, минимизация дискуссий;
    • хорошо известный список вопросов и KPI к обсуждению;
    • жесткий тайминг на рассмотрение вопросов и принятие решений.
  2. Стратегическое – рассмотрение вопросов развития, новых проектов, принципиальных «развилок» в бизнес-стратегиях. Например, выходить ли в следующем году на экспорт, и если да, то с каких стран начинать проработку вопроса? Принципы:
    • демократизм, коллегиальность, допустимость дискуссий и противоречий;
    • повестка обычно сводится к 1-2 принципиальным, крупноблочным вопросам;
    • результатом часто может быть не решение главного вопроса, а формулирование поисковых задач.
  3. Мозговой штурм – проработка какой-либо конкретной проблемы для превращения ее в набор задач. Например, как нам снизить процент оттока клиентов?

Принципы проведения похожи на принципы стратегического совещания; уместны различные специальные модераторские техники, которым посвящена обширная литература.

Поддержание дисциплины на совещании: четкости соблюдения регламента, своевременности сбора участников – все это ответственность руководителя совещания. Как и любой другой управленческий навык, навык проведения совещаний можно и нужно тренировать. Попробуйте начинать и заканчивать совещания строго вовремя. Для опаздывающих можно придумать какую-либо неформальную санкцию (например, лишать их чая-кофе или договориться о том, что опоздавшие участвуют в совещании стоя).

Уроки истории

Опыт основателя ордена бенедиктинцев показывает, что это хорошо работает. «К трапезе, кто не поспеет прежде стиха, чтобы всем вместе возгласить стих и молитву и одновременно сесть за стол, – и это по нерадению или своей вине, – тому до двух раз делать выговор. Если не исправится и опять то же сделает, отделить его от прочих и посадить за особый стол, лишив порции вина».

Устав св. Бенедикта Нурсийского, VI век от Р.Х.

Протоколирование результатов

За очень важную часть эффективного совещания – протоколирование – отвечает секретарь совещания. Им может быть не только секретарь по должности, это может быть любой сотрудник, назначенный председательствующим на совещании.

Хорошая практика – вести «онлайн-протокол», т.е. выводить бланк формируемого протокола на экран проектора или плазменной панели, которые сейчас есть практически во всех переговорных. В случае онлайн-совещания вывести протокол на общее обозрение еще проще. Благодаря такому подходу прямо по ходу совещания участники могут видеть финальную формулировку решения и при необходимости дополнять ее или вносить коррективы. Это помогает избежать таких проблем, как недопонятые задания, нереальные сроки и прочие спорные моменты, которые могли бы затормозить выполнение задач.

Разумеется, секретари, протоколирующие совещания, должны быть обучены слепой десятипальцевой печати. Этот же навык я настоятельно рекомендую и любому менеджеру, который проводит много совещаний и сам их протоколирует. Инвестиции в этот навык составляют 2-3 недели занятий по часу в день с любым из популярных тренажеров (Стамина, Соло на клавиатуре и т.п.), а пользу в виде экономии времени вы будете получать всю оставшуюся жизнь.

В какой срок участники совещания должны получать протокол?

Помню, как в одной госкорпорации топ-менеджер посетовал: «К сожалению, нам не всегда удается выдерживать 40 дней, положенных на согласование протокола после совещания по регламенту». Но многие задачи из протокола за это время успеют благополучно скончаться, их можно погребать и отпевать. Это, конечно, крайний случай. Но задержки на неделю-две в формировании итогового протокола в крупных корпорациях и госорганах мы встречали нередко. Порой исполнители получают на руки протокол со сроками исполнения, которые уже прошли.

Онлайн-протоколирование и подготовка протокола прямо во время совещания позволяют полностью устранить эту проблему! Сразу после совещания можно приступать к исполнению решений. Хорошо бы взять за правило участникам совещания и присутствующим сразу во время совещания конспектировать себе поручения, по которым они назначены исполнителями или контролерами.

Иногда, если для финального формирования решений нужны какие-то дополнительные уточнения и согласования, включают правило: протокол рассылается участникам не позднее вечера того дня, в который прошло совещание.

Уроки истории

Интересно, что о проблеме долгого согласования протоколов писал в 1923 году еще П.М. Керженцев, основатель общественного движения Лига «Время» и видный деятель советской научной организации труда. Он советовал «составлять протоколы набело во время самого собрания»2, при том что никаких компьютеров тогда еще не было.

Если на плановом оперативном совещании неожиданно возник творческий, стратегический вопрос, грамотный руководитель выносит его на отдельное совещание (мозговой штурм), посвященное только этому вопросу.

От стиля руководства и конкретной ситуации зависит, чему будет отдан приоритет, когда не успели обсудить все запланированные вопросы:

  • вопросам (тогда сидим, пока все не сделаем) или
  • запланированному времени (тогда оставшиеся вопросы переносятся на следующий раз).

В любом случае не рекомендуется планировать какие-то встречи впритык к намеченному времени окончания совещания.

Контроль исполнения решений

Важно при ведении протокола формулировать результатно-ориентированные решения, которые содержат конкретные действия – это ответственность руководителя совещания и важнейшая часть его работы.

Как-то проводя диагностику в одной производственной компании, мы увидели в протоколе поручение: «Зампреду Иванову: разобраться с филиалами». Понять смысл этого поручения сложно, особенно если участник не знаком с контекстом из-за отсутствия на совещании. Что вкладывается в понятие «разобраться»? Какой должен быть результат? Чтобы получить его, нужна максимальная конкретика формулировки.

Пример 1. Формулировка поручения

Заместителю председателя Правления Иванову И.И. выявить причины проседания по продажам филиалов № 1, № 2 и добиться ликвидации отставания от плана. Срок – 28.02.2023.

Несмотря на уже набившие всем оскомину SMART-критерии («конкретно, измеримо, достижимо, релевантно, определено по времени»), мы по-прежнему видим в рабочих протоколах совещаний размытые, неоцифрованные, процессо-ориентированные формулировки. Так что организатору совещаний не грех лишний раз вспомнить о SMART и применить этот принцип при фиксации решений.

Поручение должно содержать точные указания (см. Пример 1):

1) что надо сделать (с учетом SMART-критериев),

2) кому и

3) когда.

Причем первые 2 пункта часто меняют местами. А срок все-таки лучше указывать в конце поручения.

Важно, чтобы принятые на совещании решения попадали в корпоративную систему контроля задач. Когда решения распределены по десяткам текстовых протоколов, у руководителей нет никакой возможности собрать единую картину задач по исполнителям, срокам, проектам.

Гораздо более эффективен подход, когда решения совещания сразу создаются как задачи в корпоративной системе контроля задач. Протокол при этом получается с помощью экспорта этих задач в текстовый файл. К сожалению, не все системы управления задачами это умеют.

ИТ-платформы для организации совещаний

В России применяются десятки ИТ-продуктов, с помощью которых можно повысить эффективность управления совещаниями. В последнее время в связи с политикой импортозамещения в ИТ этот выбор несколько сузился, но при этом остался достаточно широким.

В числе самых популярных российских решений стоит назвать Яндекс.Клауд и Битрикс24. В них есть возможность организовать полный цикл управления совещаниями:

  • календарь совещаний,
  • видео-конференц-связь,
  • формирование и обсуждение повесток,
  • фиксацию и контроль задач.

В некоторых компаниях прибегают к конструктору из нескольких ИТ-продуктов, например:

  • онлайн-совещания ведутся в Webinar.ru,
  • а решения фиксируются и контролируются в Pyrus или План-Фикс,
  • календарь ведется в чем-то еще.

Такие «конструкторы», конечно, гораздо менее удобны в работе.

Некоторое время назад мы пришли к необходимости разработать собственный продукт для организации совещаний «Таймлист: организатор совещаний», удовлетворяющий следующим условиям:

  • продукт разворачивается внутри корпоративной ИТ-инфраструктуры. Большинство из перечисленных выше продуктов являются только облачными решениями, и это сразу исключает их из рассмотрения компаниями, серьезно относящимися к своей информационной безопасности;
  • существование мобильной версии, т.к. сегодня сотрудники становятся все менее привязаны к офису и стационарному компьютеру. Вносить вопросы в повестку, обсуждать их в чатах, голосовать, отслеживать исполнение задач пользователь сможет с любого смартфона через мобильное приложение;
  • в ИТ-продукте реализован полный цикл работы с совещаниями;
  • реализована возможность голосований, в т.ч. юридически значимых, с использованием электронной подписи. Это нужно для таких видов совещаний, как заседания советов директоров, правлений, ревизионных комиссий, тендерных комитетов и т.п.;
  • реализация в полной мере методологии корпоративного тайм-менеджмента по Глебу Архангельскому.

«Таймлист: организатор совещаний» небольшие компании и команды могут использовать в облаке, но более крупные клиенты предпочитают разворачивать в своей хорошо защищенной ИТ-инфраструктуре.

Рады сообщить, что сейчас у вас есть возможность бесплатно попробовать поработать с программой «Таймлист: организатор совещаний». Для этого просто оставьте свой телефон как заявку на сайте timelist.ru, а при разговоре с позвонившим вам менеджером сообщите, что являетесь читателем журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» – и тогда бесплатный доступ вам предоставят на несколько человек на пробные несколько месяцев.

Рисунок 3. Задачи, сформированные в программе «Таймлист: организатор совещаний»

Рисунок 4. Мобильный экран программы «Таймлист: организатор совещаний»

Опора на традицию

Внедряя в вашей компании эффективные способы управления совещаниями, вы обязательно встретитесь с сопротивлением и множеством различных возражений. На них обычно отвечаю, что необходимость хорошо организованных совещаний осознана управленцами высшего звена далеко не вчера. Вот цитата из Устава, данного святой горе Афон императором Мануилом Палеологом в 1406 году:

Уроки истории

«Все дела монастырские должны быть совершаемы по совету игумена и лучших старцев. [Пятнадцать главных старцев монастыря] обязаны являться в собрание, если можно, ежедневно, но непременно в каждый понедельник, и совещаться с игуменом о предлежащих делах, и проверять: хорошо ли выполнены послушания монастырские избранными управителями. При них письмоводитель монастыря записывает приход и расход их, а один из совещателей скрепляет счета для верности. Когда же произойдет какое-либо разногласие между ними касательно дел, тогда перевешивает большинство голосов».

Еп. Порфирий (Успенский). История Афона. – М.: Издательство «Дар», 2007. С. 783.

В этом описании мы видим все признаки хорошо организованного совещания, которые обсуждали в статье: бизнес-ритм, внятно определенный состав участников, повестка, количественные показатели (доходы и расходы монастыря), механизм принятия решений (голосование простым большинством).

Сходные свидетельства продуманного и неслучайного менеджмента совещаний мы можем найти у В.О. Ключевского в его работе «Боярская дума в древней Руси» и других исторических источниках.

Так что правильно организованные совещания – это не только передовой край современного тайм-менеджмента, но и опора на проверенную временем традицию.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *